Projektien kannattavuuksia ei tiedetä tai ne selviävät vasta hankkeen valmistuttua, eikä suunnittelijoilla ole lainkaan tiedossa hankevaiheiden tuntibudjetteja. Projektisopimukset puuttuvat. Myyntilaskut kootaan ja tarkastetaan manuaalisesti, ja projektiraportit koostetaan käsin Exceleihin.
Yllä kuvatut tilanteet ovat edelleen valitettavan tyypillisiä tilanteita arkkitehtitoimistojen arjessa. Arkkitehtitoimistot ovat ainutlaatuisia luovuuden ja suunnittelun keitaita, mutta valitettavasti monet kamppailevat edelleen vanhentuneiden toiminnanohjauskäytäntöjen kanssa. Tämä kuvaus ei ole harvinaisuus, mutta onneksi alalla on jo merkkejä positiivisesta muutoksesta. Huomio on kääntymässä kohti tehokkaampia ja ammattimaisempia toimintatapoja, ja menestyviä toimistoja löytyy, jotka näyttävät suuntaa.
Miksi arkkitehtien toiminnanohjaus on muita aloja jäljessä?
Konsultin silmin toimialan toiminnanohjauksen tekee haasteelliseksi sekavilta vaikuttavat toimintatavat. Erityisesti yrityksessä periytyneet johtamismallit altistavat riskeille projektien onnistumisen ja kannattavuuden näkökulmasta. Työt aloitetaan monissa toimistoissa usein ilman sopimuksia ja projektille saatetaan tehdä viikkojen työt, ennen kuin on varmuutta, voidaanko tehtyä työtä koskaan laskuttaa. Moista toimintatapaa ei muilta toimialoita juuri löydy.
On hätkähdyttävää törmätä tilanteisiin, että satojen tai tuhansien tuntien työt raportoidaan vasta projektin päätyttyä tai kuukausien viiveellä. Tämä ei ole kestävää liiketoiminnan kannalta.
Mikä sitten erottaa hyvää tulosta tekevät toimistot yrityksistä, jotka kamppailevat kannattavuutensa kanssa? Oman kokemukseni perusteella keskiössä on liiketoiminnan johtamisen ammattimaisuus ja arjen perusasiat. Listaan alle muutamia huomioita:
-
-
- töitä ei lähtökohtaisesti aloiteta koskaan ilman (kirjallista) sopimusta
- sopimuksissa (ja tarjouksissa) on selkeästi kerrottu mahdolliset lisä-/ muutostöiden hinnat sekä milloin nämä astuvat voimaan
- työtuntien päivittäinen kirjaaminen on rutiini
- em. mahdollistamana, projektien tilaa ja budjettia seurataan viikoittain
- johto seuraa systemaattisesti tilaus- ja tarjouskantaa, henkilöstön laskutusastetta sekä projektikannattavuutta
-
Yleisesti voidaan vetää yhteen, että yrityksen johto pyrkii systemaattisesti kehittämään asioita suuntaan, jonka me kaikki tiedämme olevan liiketoiminnan johtamisen kannalta se oikea.
Kilpailu kasvaa ja ammattimaisuutta arvostetaan
Olen varma, että tulevaisuudessa, toimittajaa valittaessa, entistä suurempi painoarvo on kyvyssä vastata hankkeen johtamisesta ja raportoinnista ammattimaisesti. Toimittajan tulee olla vakavarainen, kyetä todentamaan projektin ja talouden johtamiseen liittyvä laatu sekä yleisesti kyetä toimimaan luotettavasti ja ketterästi.
Eräs selkeä haaste alalla on ollut perinne, jossa toimiston osakkaat vastaavat sopimuksista, projektibudjeteista ja projektien arjen johtamisesta. Vaatimustason noustessa ja yritysten kasvaessa, tämä ei enää riitä. Vastuuta onkin lähdetty jakamaan ”käytännön projektipäälliköille” eli projektiarkkitehdeille. Tämä voi tuntua henkisesti haasteelta, mutta on (oikein johdettuna) varmasti tehtävissä.
Alalle on tuotu osaamista myös ulkopuolelta, kun toimistot ovat rekrytoineet toimitus-, kehitys- ja talousjohtajia muilta toimialoilta. Myös projektijohtamisen osaamista syvennetään koulutuksilla, ja onpa toimistojen kalentereihin ilmestynyt jopa viikottaisia myyntipalavereita! Yritysten kilpailukyky kehittyy vauhdilla ja tähän kannattaa tähdätä myös oman firman osalta.
Entä ne projekti- ja tuntiohjelmistot, mitä yritykset käyttävät?
Kaikki me tunnetaan nimet Severa, Valueframe ja Taimer. Ohjelmistot ovat alalla paljon käytettyjä ja olleet markkinoilla jo vuosia – ja takuulla myyjät ovat esitelleet niitä teillekin. Askeleen ideologia on, ettei käytetty järjestelmä ole tärkein lähtökohta, vaan se miten yrityksen strategia ja toimintamallit näyttäytyvät ohjelmistojen hyödyntämisessä.
Viime vuosina, kun olemme päässeet tekemään laajoja käyttöönottoja ja kehitysprojekteja tunnettujen toimistojen kanssa (Arco, Sarc, Sigge, L Arkkitehdit, ALA, Lukkaroinen..) olemme todenneet, että Severa on tällä hetkellä arkkitehtitoimistoille parhaiten soveltuva järjestelmä. Severa tukee alan tarpeita parhaiten niin johdon raportoinnin, automatiikan kuin eritoten loppukäyttäjien käytettävyyden näkökulmasta. Hienoja raportteja kun ei saa, jollei tuntikirjaajat ja projektipäälliköt käytä ohjelmistoja riittävästi ja riittävän usein.
Miten oikein hyödynnetty toiminnanohjausjärjestelmä näkyy arjessa?
Ensimmäisenä yritysjohtajat mainitsevat arjen sujuvuuden sekä luotettavan, kattavan ymmärryksen liiketoiminnan tilasta. Ammattimaisesti projektejaan johtavilla toimistoilla on hyvä kokonaiskuva sen hetkisestä sekä tulevasta työtilanteesta. Projektikatetta seurataan säännöllisesti ja toteumatietoa voidaan hyödyntää tulevien töiden tarjouslaskentaan. Myös henkilöstön eri roolien laskutusasteen seuranta auttaa ymmärtämään työtilannetta.
Projektipäälliköille toiminnanohjauksen järjestelmät ovat parhaimmillaan parhaita kavereita. Niistä saa reaaliaikaisen kuvan oman hankkeen etenemisestä, tehtävien valmiusasteesta sekä budjetin käytöstä. Tämä auttaa viemään asiakastyöt maaliin laadukkaasti, mutta helpottaa myös viestintää tiimin kuin asiakkaan suuntaan.
Kuulen ajoittain, että ”suunnittelijat stressaantuvat, jos heille asetetaan rajat työn toteuttamiselle”. Enpä usko. Modernit asiantuntijat arvostavat tiedonjakoa ja haluavat ymmärtää, keksitäänkö hankkeessa uutta polkupyörää vai onko tavoitteena tuottaa tehokkaasti perustasoisia suunnitelmia. Tehtävien tuntikäytön tulee olla läpinäkyvää myös tuntikirjauksia tehtäessä.
Ja se tärkein, näkyvin hyöty hyvästä ohjelmistosta: ihmiset käyttävät sitä. Päivittäin tai vähintään viikoittain. Merkittävä tekijä järjestelmän käyttöasteen taustalla on ymmärrys, mihin kaikkeen esimerkiksi tuntikirjaus vaikuttaa. Jos ihminen ei ymmärrä kokonaisuutta, voidaan kirjaaminen kokea merkityksettömäksi. Myöskään riittävää ja säännöllistä käyttökoulutusta voi aliarvioida, modernit järjestelmät kun kehittyvät jatkuvasti!
Askel kerrallaan kohti ammattimaisuutta
Seuraava check-lista auttaa kartoittamaan oman yrityksenne toiminnanohjauksen tilaa:
- Varmistakaa johtoryhmässä, että teillä on reaaliaikaista ja luotettavaa tietoa projektien kannattavuuksista, henkilöstön laskutusasteesta (asiakastyön osuus) sekä liiketoiminnan ennusteista (myynti, laskutus, resursointi).
- Keskustelkaa myös, millä tasolla viikoittainen projektiseuranta on – tulisiko vastuuta jakaa enemmän arkkitehdeille?
- Pitäkää huoli, että tuntikirjaukset tehdään päivittäin, vähintään viikoittain – miten muuten voidaan raportoida projekteja luotettavasti asiakkaiden suuntaan?
- Varmistakaa, että suunnittelijat tietävät kuinka paljon projektitehtäville on käytettävissä suunnitteluaikaa.
- Keskustelkaa hallinnosta vastaavan henkilön kanssa, onko työ sujuvaa. Modernit järjestelmät ovat helppokäyttöisiä ja erityisesti luovat lisäaikaa esim. projekti- ja johdon raportoinnin tuottamiseen.
- Huolehtikaa, että toimintanne osa-alueet ovat mahdollisimman henkilöstä riippumattomia, jolloin minimoidaan toiminnan riskit projektipäälliköiden, talouspäällikön tai tilitoimiston vaihtuessa.
Kirjoittaja: Matti Tiilikainen
Kirjoittaja on Askele Oy:n perustaja ja toimitusjohtaja. Matin asiakkuuksia ovat mm. Arco Arkkitehdit, Sigge, L Arkkitehdit, dSign Vertti Kivi, Studio Puisto sekä kymmenet muut alan tunnetut toimistot.